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Digitalisierungsexperte Christopher Derksen im Interview mit Actaport über erfolgreiche Datenmigration und was sie beim Wechsel der Kanzleisoftware beachten sollten.
Digitalisierungsexperte Christopher Derksen im Interview mit Actaport über erfolgreiche Datenmigration und was sie beim Wechsel der Kanzleisoftware beachten sollten.

Blog-Eintrag -

So gelingt der Wechsel der Kanzleisoftware

Der Wechsel zu einer modernen Kanzleisoftware wird trotz Unzufriedenheit mit der alten Software oft gescheut. Groß sind die Bedenken, was eine sichere Migration der sensiblen Daten betrifft. Und doch unbegründet, wenn man die richtigen Dinge beachtet, erklärt Digitalisierungsberater Christopher Derksen von Derksen Digital im Interview mit ACTAPORT.

Actaport: Herr Derksen, was ist entscheidend für den Erfolg einer Datenmigration?

Derksen: Absolute Priorität hat für die Kanzleien, dass die Daten – also Akten, Mails, Fristen, Termine, Kontakte etc.– möglichst vollständig in die neue Kanzleisoftware übertragen werden. Zudem sollte der Aufwand für den Kunden so gering wie möglich sein und die Migration zügig ablaufen: Schließlich wartet das anwaltliche Tagesgeschäft. Es muss zudem für die Übergangszeit zwischen dem Stopp der Arbeit in dem alten Programm und der Live-Schaltung des neuen Programms eine individuelle Lösung gefunden werden.

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Die Datensicherheit ist ein weiterer wichtiger Punkt. Würden die Daten beim Wechsel vom vorherigen System in das neue verloren gehen oder beschädigt werden, wäre das ein kritischer Verlust. Allerdings wird der Datenbestand vor der Migration selbstverständlich gesichert, um bei kleineren Problemen später direkt nachhelfen zu können.

Was ist bei einem erneuten Wechsel der Kanzleisoftware – bekomme ich dann alle Daten wieder?

Mein Hauptansatz als Digitalisierungsberater ist es seit jeher, meinen Kunden größtmögliche Unabhängigkeit von ihren IT-Anbietern zu verschaffen. Den ersten großen Stolperstein hat jede Firma bei der Wahl ihres primären IT-Systems zu überwinden. Es muss geeignet sein, dem sogenannten „Best-Of-Breed“-Ansatz zu folgen, das heißt „das Beste aus jedem Anwendungsbereich“ zu integrieren.

Außerdem muss der Softwareanbieter gewährleisten, dass die Daten ebenso problemlos wieder exportiert werden. Dies ist nicht bei allen Anbietern möglich. Tatsächlich sollte der Kunde alle Daten so, wie er sie zuvor in der Software abgelegt hat, in einem universell lesbaren Format zurückerhalten, so dass sie für einen Re-Import in ein anderes System genutzt werden können. Nur so bleibt man möglichst unabhängig.

„Ich habe in meinen 11 Jahren Tätigkeit als IT-Spezialist noch keine derart professionelle Migration erlebt wie die von ACTAPORT“.

Christopher Derksen besitzt weitreichende Erfahrungen in allen Aspekten der Digitalisierung. Seit 2009 ist er Innovationstreiber auf Gebieten der Informationstechnik und berät Unternehmen.

Wie sind Ihre eigenen konkreten Erfahrungen mit dem Wechsel einer Anwaltssoftware?

Kürzlich konnte ich bei einem meiner Kunden einen entsprechenden Umzug von einer Client-Server-Software zur cloudbasierten Lösung ACTAPORT begleiten. Zugegebenermaßen war ich zunächst skeptisch, ob der Wechsel reibungslos gelingt. Selbst ein teilweiser Import wäre aufgrund der hohen technologischen Unterschiede, die diese beiden System um Jahre voneinander trennen, schon ein Erfolg gewesen.

Die Migrationsspezialisten von ACTAPORT haben den Umzug der digitalen Kanzleidaten aber einwandfrei ermöglicht und dabei den Aufwand für meinen Kunden und mich gering gehalten. Alle Bestandsdaten wurden sauber und zu 100 Prozent integriert. Mich hat dabei die Bereitschaft, die spezifischen Kundenwünsche in die Migration aufzunehmen, sehr positiv überrascht. Die Daten meines Kunden haben auf seinen Wunsch hin nun z. B. alle ein Datumspräfix – was sie vorher nicht hatten. Das hilft ihm bei seinem täglichen Workflow und macht ihn auch unabhängiger von einem spezifischen Anbieter.

Was raten Sie „wechselwilligen“ Kunden und welche Anforderungen müssen für einen reibungslosen Wechsel erfüllt sein?

Ich empfehle zunächst eine gründliche Recherche und eventuell sogar einen Test verschiedener Lösungen. Passt die Software zu den Anforderungen der Kanzlei? Wie zukunftssicher ist die Software? Hier stellt sich Anfang der 2020er Jahre nicht bloß aufgrund der Corona Krise mit all den gewonnenen Erfahrungen bezüglich Homeoffice, sondern auch ganz grundsätzlich die Frage, ob das, was wir heute nutzen, in zehn Jahren strukturell noch nutzbar ist.

Dabei geht es mir nicht darum, ob nun konkret cloudbasierte Software wie ACTAPORT als „Nonplusultra“ auch in zehn Jahren noch Technologieführer auf dem Gebiet der Anwaltskanzleien sein mag oder nicht; heute ist sie das sicherlich. Vielmehr muss sich jedes Unternehmen die Frage stellen, ob eine Client-Server-Lösung die 2020er Jahre überleben wird. Vieles ist im Umbruch in der Welt der IT. Ich bin persönlich davon überzeugt, dass jedes Unternehmen, das jetzt auf cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösungen setzt, die mit dem eben erwähnten Best-Of-Breed-Ansatz vereinbar sind, in den kommenden Jahren erhebliche Wettbewerbsvorteile generieren wird. Das gilt für jede Anwaltskanzlei, für jede Arztpraxis, für jeden Architekten und auch für alle anderen Branchen.

Ein Wechsel ist immer aufwändig und bedeutet zunächst temporären „Zusatzaufwand“. Nehmen wir die Datenmigration meines Kunden: Er ist nun seit zwei Monaten live mit ACTAPORT. Wir können schon jetzt sagen, dass seine Effektivität und Effizienz sich gegenüber der vorherigen Situation unter Nutzung der Client-Server-Lösung erheblich gesteigert haben. Die technologische Überlegenheit der Cloudlösung wird sich aber in den kommenden Monaten und Jahren noch viel mehr bemerkbar machen. Aus technologischer Sicht kann man damit in eine prosperierende Zukunft blicken.


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ACTAPORT ist die Software für modernes Kanzleimanagement in der Rechtspflege und ein Produkt der dokSAFE GmbH.

Die im Jahr 2013 gegründete dokSAFE GmbH ist ein Technologieunternehmen mit Sitz in Leipzig. Der unternehmerische Fokus liegt auf der Entwicklung von mobilen Lösungen zur zeitgemäßen, intuitiven Nutzung und der Orientierung an natürlichen Arbeitsabläufen. 

Angetrieben von der Motivation, Nutzern in einer vernetzten Welt den Überblick über die immer komplexer werdenden Geschäftsprozesse zu ermöglichen und eigene Arbeitsweisen immer mehr zu optimieren, ist die dokSAFE-Referenz-Architektur entstanden. Sie ist als integrativer Aspekt aller Prozesse des Arbeitszyklus‘ gedacht, konzipiert und implementiert. 

Die Mitarbeiter von ACTAPORT verfügen über einen reichen Erfahrungsschatz und bündeln in einzigartiger Form individuelles Spezialwissen rund um Datenmanagement, Kommunikationsprozesse und Informationssicherheit.

Die Vorzüge von ACTAPORT sind schnell zu erkennen. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind dank der schnellen Verfügbarkeit von Actaport als Cloud-Lösung, der intuitiven Bedienung und der integrierten Office-Software sofort arbeitsfähig und zwar überall dort, wo ein Internetzugang vorhanden ist.

Pressekontakte

Kristin Paarmann

Kristin Paarmann

Pressekontakt Marketing & PR +49 341 39285661